Transformer les opérations de vente au détail avec Microsoft Teams : Résoudre les défis communs

Les systèmes de communication obsolètes peuvent créer des obstacles opérationnels importants pour les détaillants, entraînant des goulots d'étranglement entre les associés des magasins, les gestionnaires et les bureaux de l'entreprise. Ces ruptures ralentissent les temps de réponse, affaiblissent le service à la clientèle et contribuent à la frustration des employés.

La fragmentation de la communication sur plusieurs plateformes, telles que les intranets, les courriels, les radios vocales et les applications internes, complique encore le processus, les messages passant entre les mailles du filet. Microsoft Teams offre une solution "à guichet unique", unifiant la communication sur tous les canaux d'engagement, ce qui protège en fin de compte les performances de l'entreprise.

Le défi typique

Prenons l'exemple d'un détaillant national typique dont les magasins et les employés sont répartis dans tout le pays. Ce détaillant est confronté à un problème de communication à plusieurs niveaux. Au sommet, l'entreprise et les équipes régionales s'appuient sur le courrier électronique ou les appels téléphoniques pour les mises à jour, tandis que les RH s'attendent à ce que le personnel utilise l'intranet ou les applications des systèmes d'information des ressources humaines (SIRH). Dans le même temps, au niveau des magasins, les employés dépendent de radios ou de solutions vocales spécialement conçues pour une utilisation en magasin, ce qui limite leur utilité pour des besoins de communication plus larges. Ces systèmes déconnectés empêchent une collaboration transparente et en temps réel dans l'ensemble de l'entreprise.

Lorsque des mises à jour rapides sont nécessaires, le personnel a souvent recours à des applications personnelles telles que WhatsApp ou SMS, qui non seulement ne sont pas sécurisées, mais ne sont pas non plus adaptées à une communication transparente et multilocale. En outre, les systèmes de communication en magasin n'étant pas intégrés aux réseaux téléphoniques externes, les clients qui appellent un magasin sont souvent mis en attente pendant de longues minutes, le temps que le personnel les connecte manuellement au bon service. Ces lacunes en matière de communication non seulement frustrent les équipes internes, mais ont également un impact négatif sur l'expérience des clients.

Cette configuration crée plusieurs défis communs pour les détaillants :

• Capacités de communication limitées : Les radios ne permettent que des communications vocales au sein du magasin. Les associés ne peuvent pas envoyer de messages ou partager des fichiers de manière efficace, ce qui limite leur capacité à collaborer rapidement pour répondre aux besoins des clients.

• Des opérations déconnectées : Les directeurs régionaux et le personnel de l'entreprise ont peu d'interaction en temps réel avec les associés de première ligne, ce qui rend difficile la réponse rapide aux problèmes du magasin.

• Risques liés à la sécurité : Les employés se tournent souvent vers des applications non sécurisées et non autorisées pour communiquer et partager des fichiers, ce qui met en danger les données sensibles de l'entreprise.

• Communication fragmentée : Les messages peuvent passer à travers les mailles du filet lorsque les informations sont réparties entre les intranets, les courriels, les radios et les applications personnelles, ce qui crée des silos et des inefficacités entre les départements.

Ces défis entravent les opérations quotidiennes du magasin et ont un impact sur l'expérience client en retardant le service, en augmentant les temps d'attente et en laissant les employés sans les outils dont ils ont besoin pour collaborer efficacement.

Comment Microsoft Teams peut aider

Pour les détaillants qui cherchent à moderniser leurs opérations et à surmonter ces obstacles à la communication, Microsoft Teams offre une solution complète. En étendant l'infrastructure d'entreprise Microsoft existante du détaillant aux magasins, cette solution crée une plateforme de communication unifiée et sécurisée, fournissant un "panneau de verre unique" pour tous les canaux de communication - à travers les magasins, les régions et les bureaux de l'entreprise - améliorant la collaboration et réduisant les inefficacités.

Voici comment les solutions Microsoft Teams de Compugen peuvent relever ces défis, en commençant par le sommet :

• Du siège social aux directeurs régionaux et aux magasins : Communication transparente entre le siège social, les équipes régionales et les magasins, permettant une collaboration au niveau macro.

• Communication avec les associés en magasin : La fonction Push-to-Talk de Teams remplace les radios, améliorant la communication au niveau du magasin grâce à un dispositif unifié pour la messagerie, la voix et le partage de fichiers.

• Communication unifiée pour tous les employés : Teams offre une plateforme unique pour toutes les communications liées au travail, réduisant ainsi la prolifération d'outils multiples et créant une cohérence entre les départements. En outre, des applications tierces de RH et d'apprentissage peuvent être incorporées avec des lanceurs dans l'interface Teams, faisant de Teams le centre névralgique de la communication d'entreprise.

• Expérience client : Lorsqu'ils sont connectés à des systèmes VOIP, les clients peuvent être dirigés vers le bon service ou le bon collaborateur sans avoir à subir de longs délais d'attente, ce qui améliore encore l'expérience en magasin.
  

Capacités de dialogue direct pour les employés du magasin:

Les radios traditionnelles sont remplacées par la fonctionnalité Push-to-Talk de Teamsintégrée aux appareils existants, tels que ceux utilisés pour la gestion des stocks. Il s'agit d'un outil de communication plus polyvalent qui prend en charge non seulement la voix, mais aussi la messagerie, la gestion des tâches et le partage de fichiers entre les équipes, améliorant ainsi le flux d'informations sans qu'il soit nécessaire d'utiliser des appareils supplémentaires.

Imaginez la situation suivante : un employé de magasin effectuant l'inventaire sur un appareil portable est abordé par un client qui lui demande un produit provenant d'une autre zone du magasin. Sans quitter son poste, le collaborateur utilise la fonction Push-to-Talk pour vérifier les stocks et demander l'aide d'un collègue du rayon concerné. Il lui répond : "Nous en avons quatre de disponibles, et mon collègue vous rejoindra dans l'allée cinq pour vous aider à les trouver". Cette communication transparente améliore l'expérience du client en lui offrant un service immédiat et informé dans tous les rayons.

Messagerie sécurisée + partage de fichiers:

Teams permet aux employés d'utiliser des interfaces de messagerie familières, similaires à celles des appareils personnels, mais dans un environnement d'entreprise sécurisé. Cela signifie que les associés peuvent collaborer rapidement et partager des documents en toute sécurité, réduisant ainsi la dépendance à l'égard des plateformes de messagerie personnelles non sécurisées.

Imaginez qu'un a besoin d'envoyer une liste de prix mise à jour ou une image de produit à l'équipe d'un autre site. Au lieu d'envoyer des SMS via des applications non sécurisées, ils peuvent utiliser Teams pour partager des fichiers et des messages en toute sécurité, en veillant à ce que toutes les communications restent protégées.

Collaboration en temps réel entre sites et régions:

Teams permet une communication transparente entre les magasins et les régions. Les responsables peuvent désormais accéder rapidement aux informations, vérifier les stocks dans d'autres lieux et collaborer avec le personnel régional ou du siège, sans avoir recours à des méthodes obsolètes.

Supposons qu'un directeur régional supervisant plusieurs magasins doive répondre à des préoccupations ou fournir des mises à jour à tous les magasins simultanément. Teams facilite l'exécution rapide de cette tâche, ce qui améliore l'efficacité opérationnelle et la collaboration entre les magasins.

Principaux avantages pour les détaillants

En mettant en œuvre cette solution, les détaillants peuvent immédiatement constater des améliorations opérationnelles :

• Productivité accrue : Grâce aux outils de communication en temps réel mis en place, les employés des magasins peuvent répondre aux demandes des clients plus rapidement et avec une plus grande précision, ce qui se traduit par une amélioration de la productivité sur le terrain.

• Sécurité renforcée : En centralisant toutes les communications via Microsoft Teams, les détaillants réduisent le risque que des informations sensibles soient partagées via des appareils personnels non sécurisés. Toutes les communications et tous les transferts de fichiers sont protégés par une sécurité de niveau professionnel.

• Amélioration de l'expérience client : Les associés peuvent fournir un service plus personnalisé en ayant un accès immédiat aux informations sur les produits et aux mises à jour des stocks. La collaboration entre les associés est également facilitée. Il en résulte des temps d'attente plus courts et une expérience d'achat plus fluide pour les clients.

• Attirer et retenir les talents : La mise en place d'outils de communication modernes attire les employés plus jeunes, férus de technologie, qui s'attendent à ce que leur lieu de travail leur fournisse des solutions de pointe. Le détaillant se positionne ainsi comme un employeur avant-gardiste, ce qui lui permet d'attirer et de retenir plus facilement les meilleurs talents.

  
  

Pourquoi Compugen ?

Compugen ne se contente pas d'offrir une solution, nous proposons une approche personnalisée et consultative pour mettre en œuvre Microsoft Teams dans les environnements de vente au détail. Nous comprenons les défis spécifiques auxquels font face les détaillants, du plancher de vente à la direction régionale, et nous concevons nos solutions de manière à ce qu'elles s'intègrent de façon transparente aux infrastructures existantes, avec un minimum de perturbation des opérations en cours.

• Intégration experte : Compugen s'assure que Microsoft Teams n'est pas un outil de plus, mais qu'il fait partie intégrante de vos activités quotidiennes.

• Personnalisé pour le commerce de détail : Nos solutions sont conçues pour répondre aux défis du commerce de détail, permettant une communication fluide à tous les niveaux de l'entreprise, des associés de magasin à la direction de l'entreprise.

• Évolutif pour la croissance : La croissance de votre entreprise s'accompagne de celle de votre environnement Teams. Que vous preniez de l'expansion dans de nouveaux emplacements ou que vous ajoutiez de nouvelles fonctions, comme l'intégration de la téléphonie et la planification, Compugen s'assure que votre solution peut s'adapter à vos besoins.
  
  
  

Qu'est-ce qui s'en vient ?

Les détaillants qui adoptent Microsoft Teams pour la communication et la collaboration verront des améliorations immédiates en matière de productivité, de sécurité et d'expérience client. Et avec Compugen - en tant qu'allié de confiance - vous aurez le soutien dont vous avez besoin pour mettre en œuvre ces solutions de façon transparente et efficace, quelle que soit l'échelle de vos opérations.

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