DÉFI COMMERCIAL
Dans le cadre de cette relocalisation, De Grandpré Chait a cerné des possibilités d’améliorer l’efficience pour le personnel très occupé du cabinet. L’impression devrait se limiter à peser sur un bouton, mais le parc d’imprimantes du cabinet d’avocats avait plus de dix ans et cela commençait à se voir. Outre l’augmentation des temps d’arrêt pour l’entretien et la réparation, les imprimantes étaient bruyantes et ne possédaient pas les caractéristiques et les fonctionnalités dont le personnel avait besoin. De plus, la configuration actuelle était inefficace, chaque employé ayant sa propre imprimante noir et blanc à son poste de travail et sept ou huit photocopieurs se trouvant dans une salle centralisée dédiée à cet effet.
Outre le manque de fiabilité et de fonctionnalité, le parc d’imprimantes de De Grandpré Chait comprenait des appareils provenant de trois fabricants différents. Cela signifie que l’entretien des machines, le remplacement de l’encre et la connexion à l’infrastructure de TI du bureau étaient souvent compliqués et chronophages, exigeant de faire des appels à de nombreux fournisseurs pour se procurer les pièces. Les appels de service étant en hausse, les coûts se sont vus augmenter, de même que la frustration des utilisateurs et de l’équipe de soutien.
Le remplacement des imprimantes était un défi de taille, car il devait s’inscrire dans le cadre d’une refonte plus vaste de l’infrastructure.
« Nous savions que nous ne pouvions pas seulement changer les imprimantes : nous devions mettre à jour le système téléphonique, les écrans et bien d’autres choses au service de TI », expliquait François Turcotte, directeur des TI.
Soucieux d’avoir une nouvelle solution en place avant de s’installer à leur nouvel emplacement, De Grandpré Chait a fait appel à plusieurs partenaires de services en appui au projet. De Grandpré Chait a finalement choisi Compugen car ils estimaient que Compugen était vraiment à l'écoute de leurs exigences et s'engageait à trouver la bonne solution sans biaiser un seul fabricant. Avoir une source unique pour acheter le produit, ainsi que pour mettre en œuvre et entretenir, c'était également un facteur majeur.
« C’est là que Compugen a été très utile. Sans eux, nous n’aurions pas été en mesure d’effectuer toutes les démarches nécessaires pour trouver la bonne solution d’impression, car nous devions changer tant de choses en même temps.
SOLUTION
Pour De Grandpré Chait, la bonne solution devait répondre à un certain nombre d’objectifs. Tout d’abord, disposer d’un seul fabricant pour tous les appareils d’impression afin de rationaliser l’approvisionnement en encre, en pièces et en services, entre autres. Deuxièmement, tirer parti de services d’impression électronique de haute qualité, silencieux, fiables et rentables. Troisièmement, s’assurer que les appareils offrent des capacités de reconnaissance optique de caractères (ROC), une fonction qui automatise l’extraction des données d’un document numérisé et convertit celles-ci en texte modifiable et consultable. Enfin, la solution devait s’adapter au design et à l’esthétique des nouveaux locaux à bureaux modernes dans lesquels le cabinet s’installait.
Bonnie Cyr, spécialiste des ventes en gestion d’impression, et Anny Parenteau, directrice de comptes chez Compugen ont collaboré avec l’équipe de De Grandpré Chait, pour trouver la solution parfaite. L’équipe de Compugen a fourni plusieurs machines de démonstration de différents fabricants afin que M. Turcotte et son équipe puissent voir directement leur fonctionnement. Les systèmes de démonstration sont limités, et, dans ce cas précis, l’une des imprimantes que De Grandpré Chait souhaitait essayer n’était pas disponible. Compugen a acheté l’appareil et l’a envoyé à M. Turcotte pour l’essayer. Cet appareil a finalement été retenu pour l’achat.
« Cela nous a énormément aidés, car le processus était ardu et nous devions faire notre choix rapidement », a déclaré M. Turcotte. « Le fait de déployer des efforts supplémentaires pour s’assurer que nous ayons rapidement accès à toutes les machines de démonstration est le genre de service haut de gamme que vous ne pouvez pas obtenir n’importe où. »
De Grandpré Chait a choisi les appareils qui lui convenaient le mieux : un parc d’imprimantes multifonctions HP et un logiciel de numérisation HP. Au total, 59 imprimantes HP ont été commandées et livrées à De Grandpré Chait une semaine avant l’inauguration du nouveau bureau.
Lors de l’installation et de la mise en place des appareils, le chef de l’entreprise a constaté que 22 des imprimantes étaient trop grandes pour certains bureaux et devaient être remplacées par de plus petites.
« Pour moi, c’était une catastrophe et un cauchemar », se souvient M. Turcotte. « J’ai appelé Bonnie et lui ai dit : “on a un gros problème”. Je lui ai expliqué la situation et elle m’a simplement dit : “Pas de problème, je te rappelle dans une heure et je m’en occupe.” »
« Nous voulions d’abord mettre ces 22 machines de côté, puis chercher des imprimantes de taille plus adaptée », explique-t-il. « Nous avons réussi à atteindre ces deux objectifs, et finalement, deux modèles différents d’imprimantes HP ont été sélectionnés pour le bureau de De Grandpré Chait. »
L’équipe de Compugen s’est occupée de toute la logistique liée à la livraison des deux types d’appareils et a veillé à ce que chaque machine soit prête pour le premier jour au bureau.
RÉSULTATS
Grâce au nouveau parc d’imprimantes, les employés peuvent accéder facilement à toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin, en toute sécurité, sans heurts, en n’appuyant que sur un simple bouton. M. Turcotte décrit la différence comme le jour et la nuit.
« Nous étions dans un environnement où tout le monde avait des imprimantes noir et blanc à son bureau, et nous avions sept ou huit grosses photocopieuses dans une salle de photocopie. Aujourd’hui, nous n’avons plus besoin d’une salle de photocopie, et chacun peut envoyer des documents à imprimer en couleur depuis son bureau. Je peux vous dire que tout le monde est beaucoup plus heureux maintenant. »
Au vu du succès des essais, de l’approvisionnement, de l’installation et de la configuration du parc d’imprimantes, De Grandpré Chait a également choisi Compugen comme fournisseur de solutions pour gérer et entretenir ces machines à l’avenir.
« Nous avons posé à tous les partenaires potentiels de nombreuses questions sur la manière dont le soutien serait fourni ainsi que sur le nombre d’employés de personnel de service disponibles au centre-ville de Montréal si nous avions besoin de ces services. Compugen était la seule à disposer des ressources et de l’expertise nécessaires pour résoudre tout problème dans un court délai, ce qui est essentiel pour nous », affirmait M. Turcotte.
Partners Involved
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