Découvrez comment une meilleure intelligence des actifs peut aider les organisations à réduire les coûts, à renforcer les contrôles financiers, à gérer les risques et à prendre des décisions plus éclairées en matière d’investissements technologiques.
Quand la gestion des actifs devient un enjeu financier
Dans de nombreuses organisations, les actifs technologiques représentent une part importante des capitaux. Pourtant, les équipes de direction n’ont pas toujours une vue fiable et à jour de ce qu’elles possèdent, de l’endroit où se trouvent les actifs, de ce qu’ils coûtent et des risques auxquels ils sont associés.
L’enjeu dépasse largement les TI. Des données incomplètes ou inexactes sur les actifs peuvent entraîner des répercussions sur l’affectation des capitaux, l’amortissement, les budgets, les prévisions de remplacement, les dépenses en logiciels, les contrôles internes et les audits. Prenons un ordinateur portable qui disparaît dans une organisation du secteur de la santé. Ce n’est pas simplement un problème d’inventaire TI. Il peut aussi s’agir d’une perte financière, d’un risque pour la confidentialité ou la sécurité, de données inexactes dans le registre des immobilisations et d’un contrôle qui n’a pas fonctionné comme prévu.
Il est donc temps de voir la gestion des actifs autrement : plutôt que de la réduire à une question d’inventaire, considérons la technologie comme un actif stratégique et financier.
Ce que 40 ans de gestion des actifs nous ont appris
Chez Compugen, cette perspective vient de notre expérience sur le terrain.
Depuis plus de 40 ans, nous achetons, configurons, déployons, soutenons, récupérons et retirons des technologies pour nos clients. En développant nos services de gestion des actifs logiciels, nous avons constaté une différence importante : les logiciels génèrent naturellement des données numériques. Le matériel, lui, est constamment en mouvement.
Les appareils changent constamment de personne, d’emplacement et d’usage. Ils peuvent être réparés, prêtés, réaffectés ou remplacés. Pour maintenir des données exactes, il faut donc des processus rigoureux et des interactions physiques à chaque étape du cycle de vie.
Et ces interactions génèrent quelque chose de précieux : des données.
Un déploiement permet de confirmer à qui appartient un appareil et où il se trouve. Une réparation ajoute des renseignements sur son état et son historique de coûts. La récupération permet de maintenir la responsabilité à chaque étape. Le retrait permet de documenter la destruction des données et, dans certains cas, de récupérer une partie de la valeur de l’actif.
La valeur récupérée lors de la revente varie selon les conditions du marché. Mais les avantages les plus durables viennent d’un meilleur contrôle des actifs, de la réduction des remplacements évitables, de la diminution des pertes et d’une meilleure gestion des risques.
Pour un important fournisseur canadien d’énergie, la refonte du processus de collecte, de tri et de préparation des appareils retirés a permis de réduire les coûts de traitement de près de moitié, tout en améliorant la récupération de leur valeur.
De l’inventaire à l’intelligence des actifs
Lorsque les différentes étapes du cycle de vie sont reliées entre elles, une image beaucoup plus complète et fiable des actifs commence à prendre forme.
Une gestion efficace des actifs devrait permettre de rapprocher le parc physique, les données d’approvisionnement, les contrats, les droits d’utilisation des logiciels et le grand livre.
Cette vue d’ensemble permet de prendre de meilleures décisions concernant la capitalisation, l’amortissement, la durée de vie utile, la dépréciation, la location ou l’achat, les risques liés aux logiciels et les besoins futurs en capitaux.
Le portrait financier devient encore plus intéressant lorsque les données d’utilisation sont mises en relation avec les achats de l’organisation. Pour un producteur mondial d’or et de métaux de base, l’analyse des achats, des actifs détectés et de l’utilisation de Microsoft 365 et d’Azure a permis d’identifier des comptes inactifs, des licences inutilisées et des infrastructures sous-utilisées. L’optimisation qui en a résulté a permis de réduire les dépenses annuelles de 19,62 % pour Microsoft 365 et de 18,77 % pour les services Azure.
Mais la technologie, à elle seule, ne suffit pas.
Aucune plateforme ne peut compenser des responsabilités mal définies, des processus incohérents ou des contrôles qui ne sont pas appliqués. L’intelligence des actifs repose d’abord sur une gouvernance claire, des responsabilités bien définies et une discipline opérationnelle rigoureuse. La technologie permet ensuite de mettre ces pratiques à l’échelle.
Cette base est particulièrement importante pour les organisations qui évoluent dans des environnements fortement réglementés. La conformité ne consiste pas seulement à avoir des politiques en place. Il faut aussi pouvoir démontrer que les responsabilités, les données et les contrôles demeurent fiables tout au long du cycle de vie des actifs.
Cette approche axée sur la gouvernance donne des résultats concrets. Dans le cadre d’un mandat auprès d’une importante organisation soumise à des exigences croissantes en matière d’audit et de réglementation, une meilleure définition des responsabilités, des contrôles de qualité des données plus rigoureux et une approche plus structurée du cycle de vie ont considérablement amélioré la préparation aux audits. L’organisation a satisfait aux exigences réglementaires applicables. Des appareils qui étaient auparavant difficiles à retracer sont désormais visibles, suivis et comptabilisés.
L’IA ajoute une nouvelle couche de complexité
À mesure que les organisations adoptent l’IA, il devient plus difficile de maintenir une vue claire des responsabilités, des coûts et des contrôles.
Un service d’IA n’est généralement pas un actif unique et facile à définir. Il peut comprendre un agent, un modèle sous-jacent, un environnement logiciel, les données auxquelles il accède et l’infrastructure qu’il utilise. Chaque composante peut avoir ses propres responsables, coûts et exigences de contrôle.
La consommation de jetons (tokens) rend cette question particulièrement pertinente pour les équipes des finances.
Les chefs des finances devront de plus en plus savoir quelle unité d’affaires utilise les ressources d’IA, combien elles coûtent réellement, si certaines capacités sont utilisées en double et si chaque cas d’utilisation approuvé a un responsable clairement désigné. Ils devront aussi déterminer, au bout du compte, si les investissements en IA génèrent une valeur mesurable pour l’organisation.
Pour les organisations canadiennes, ces questions peuvent également toucher les obligations en matière de protection des renseignements personnels, les exigences contractuelles liées à l’emplacement des données et les règlements propres à certains secteurs. Les exigences varient selon le territoire et l’industrie. Les organisations réglementées doivent souvent composer avec des attentes plus élevées en matière de contrôles technologiques, de cybersécurité et de protection des données sensibles.
Commencez par l’essentiel
La solution n’est pas nécessairement de lancer un nouveau programme de transformation. Commencez par ce que vous avez déjà :
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Établissez une base de référence pour le matériel, les logiciels, les contrats et les données financières.
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Repérez les lacunes et mesurez les risques qui en découlent.
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Définissez clairement les responsabilités et les contrôles à chaque étape du cycle de vie.
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Priorisez les actifs qui présentent le plus de valeur ou de risques.
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Regroupez les données opérationnelles, financières et de sécurité.
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Établissez des KPI et des rapports destinés à la direction.
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Appliquez la même discipline aux agents d’IA et aux technologies autonomes.
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Pour mesurer vos progrès, suivez notamment l’exactitude des registres d’actifs, le rapprochement avec le grand livre, les taux de récupération, les dépenses imprévues liées aux remplacements, l’utilisation des logiciels, les exceptions relevées lors des audits et la valeur récupérée lors du retrait des actifs.
Pour l’IA, cela signifie suivre les responsabilités, la consommation, le coût total d’exploitation et la valeur générée par rapport aux résultats d’affaires attendus.
De meilleures décisions commencent par une meilleure visibilité
Les actifs technologiques mobilisent des capitaux, créent des risques et génèrent de la valeur. Leur gouvernance est donc un enjeu financier, et pas seulement une responsabilité TI.
L’intelligence des actifs ne crée pas de valeur simplement parce que l’information est disponible. La valeur vient de ce que les équipes de direction en font : utiliser des données fiables pour prendre de meilleures décisions en matière d’investissement et agir lorsque ces données révèlent un problème.
C’est cette combinaison de stratégie, de données fiables et d’exécution qui fait de la gestion moderne des actifs une base solide pour la gouvernance financière, la conformité et la création de valeur à long terme.
Chaque organisation part d’un point différent. Commencez par déterminer où les actifs physiques, les contrats, les logiciels et les données financières ne concordent pas. Vous pourrez ainsi cibler les écarts qui présentent les plus grands risques financiers ou de conformité.
Vous cherchez un point de départ concret? Communiquez avec l’équipe de Compugen. Nous pouvons vous aider à établir un portrait clair de votre situation et à cibler les secteurs qui méritent votre attention en premier.
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