DÉFI
Avec près de 3 400 utilisateurs finaux travaillant dans 60 sites au Canada, Finning avait du mal à effectuer le suivi de ses serveurs, ordinateurs, imprimantes et autres appareils TI, surtout ceux qui, dans les ateliers, sont partagés par plusieurs employés. Cette situation devenait problématique pour l'entretien, la mise à niveau ou les retours de fin de location et ne permettait pas d'en effectuer le service complet ni de garder l'historique du soutien technique.
« Il nous était virtuellement impossible de suivre physiquement le déplacement des machines, expliquait Pattie Chorney, directrice, Infrastructure TI, Finning (Canada). Nous comptions sur les utilisateurs pour le faire pour nous, ce qui aboutissait, au mieux, à des résultats mitigés. »
Finning faisait face aux mêmes défis avec l'approvisionnement. Leur procédure de commande de l'utilisateur final était rudimentaire et n'incluait aucun renseignement ni capacité de suivi; ils devaient donc se fier à leur sous-traitant d'équipements pour obtenir des rapports sur le statut des commandes et des déploiements.
« Nous ne disposions simplement pas du niveau de contrôle voulu sur ces activités », poursuivait Madame Chorney.
SOLUTION
Finning a adhéré à Emerge de Compugen, une application entièrement hébergée en ligne. Finning avait auparavant souscrit un contrat auprès de Compugen pour les services d'approvisionnement et d'entretien de tous ses équipements TI; les modules Emerge, Procurement Manager et Asset Manager seraient utilisés par le personnel TI de Finning et les utilisateurs finaux en s'appuyant sur les informations fournies par les services informatiques de Compugen, ce qui facilitera la gestion et la coordination de ces activités. Les suites matérielles et logicielles standard de Finning étaient préétablies dans Emerge de sorte que le personnel de Finning autorisé puisse facilement passer une commande à partir d'un menu.
« Nous avons travaillé en étroitement collaboration avec les membres de l'équipe Emerge de Compugen, leur fournissant l'information dont ils avaient besoin pour configurer le système pour nous, se rappelle Heather Davidson, coordonnatrice, Actifs, chez Finning. Ce fut une bonne expérience, les gens de Compugen ayant été très obligeants. »
La politique de Finning stipule que les modifications sur l'emplacement ou l'affectation des actifs soient signalées à la direction, et les examens périodiques du réseau permettent la vérification indépendante de la localisation des équipements.
« En comparant les résultats des examens du réseau avec le rapport d'inventaire produit par Emerge et en conciliant les différences, nous sommes en meilleure position pour effectuer le suivi des actifs TI » concluait Madame Chorney.
RÉSULTATS
Emerge a donné à Finning un meilleur contrôle sur ses actifs TI. Le personnel peut contrôler les appareils à diverses étapes du cycle d'approvisionnement, par exemple, suivre les commandes des utilisateurs, interroger Emerge pour confirmer les processus de demandes et d'approbation et suivre l'historique de service pour tout l'équipement.
« Si nous avons des problèmes récurrents avec un appareil particulier, eMerge nous montre rapidement combien d'appareils de ce type nous avons et indique où ils sont, au cas où la situation exige une action d'entretien préventif », poursuivait Pattie Chorney.
Le référencement d'actifs eMerge inclut aussi des informations relatives à la localisation qui sont importantes pour les retours de fin de bail. L'historique de l'approvisionnement et de la location facilite la budgétisation de nouveaux équipements, la mise en œuvre de logiciels et la conformité des licences.
Madame Chorney concluait ainsi : « Nos besoins en équipements TI changent constamment et la visibilité que fournit Emerge nous aide à mieux saisir ces besoins. »
.png)