Compugen a aidé un conseil scolaire de l’Ontario à remplacer des milliers de Chromebooks vieillissants sans surcharger son équipe TI pendant la période particulièrement exigeante de la rentrée scolaire.
En livrant 5 000 Chromebooks configurés, inscrits et étiquetés avant le retour des élèves, Compugen a permis au personnel TI du conseil d’économiser des semaines de préparation et de disposer d’une technologie fiable dès le premier jour de classe.
Pour les équipes TI du secteur de l’éducation de la maternelle au secondaire, le renouvellement de milliers d’appareils va bien au-delà de la commande de matériel. Chaque appareil doit être approvisionné, configuré, inscrit, étiqueté, préparé et livré, souvent dans des délais serrés.
Le défi :
Le conseil devait remplacer un grand nombre de Chromebooks vieillissants sans perturber l’apprentissage ni alourdir la charge de travail de son équipe TI.
Le premier jour de classe imposait une échéance ferme. Parallèlement, les contraintes d’approvisionnement rendaient difficile de savoir si les 5 000 appareils pourraient être obtenus et livrés à temps.
Recevoir les Chromebooks n’était que la première étape. Avant de pouvoir les remettre aux élèves, chaque appareil devait être étiqueté, configuré, inscrit, préparé et prêt à être distribué.
Effectuer tout ce travail à l’interne aurait pris des semaines. Cela aurait également réduit le temps que le personnel TI pouvait consacrer au soutien des écoles et du personnel enseignant ainsi qu’aux autres priorités liées à la rentrée.
Le conseil avait besoin d’un partenaire capable de prendre en charge l’ensemble du processus, de l’approvisionnement à la préparation et à la livraison, afin que les appareils soient prêts à être utilisés en classe dès leur arrivée.
L’occasion :
La rentrée scolaire qui approchait rendait le projet urgent, mais elle offrait également au conseil l’occasion d’adopter une meilleure approche pour le renouvellement de ses Chromebooks.
Plutôt que de gérer l’approvisionnement, la configuration et la logistique comme des projets distincts, le conseil pouvait confier l’ensemble du projet à un seul partenaire. Cela signifiait moins d’intervenants à gérer, moins de travail de coordination pour l’équipe TI et davantage de certitude quant au respect des délais.
Grâce à son expérience auprès d’organisations du secteur de l’éducation et à sa capacité à traiter de grands volumes d’appareils, Compugen pouvait soulager considérablement le conseil d’une grande partie de cette charge de travail. À titre de véritable allié technologique, Compugen était responsable de livrer une solution complète, prête pour le déploiement, plutôt que de simplement fournir le matériel.
La solution :
Compugen a obtenu 5 000 Chromebooks Acer malgré l’incertitude persistante entourant l’approvisionnement. Chaque appareil a ensuite été préparé au Centre de configuration de Compugen avant d’être livré.
Un Chromebook prêt pour la rentrée est configuré, inscrit, étiqueté et préparé pour sa distribution avant sa livraison au conseil. Effectuer ces tâches à l’avance a réduit la charge de travail manuel requise de l’équipe TI du conseil.
Dans le cadre de ce projet, Compugen a :
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apposé les étiquettes d’actifs du conseil scolaire;
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configuré les appareils selon ses besoins;
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inscrit chaque Chromebook dans l’environnement du conseil;
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préparé les appareils en vue de leur déploiement;
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coordonné la planification et la livraison d’environ 35 palettes de matériel.
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La prise en charge de l’ensemble de ces services a simplifié la gestion d’un projet complexe pour le conseil. Son équipe TI n’a pas eu à coordonner plusieurs fournisseurs ni à passer des semaines à déballer les boîtes et à préparer les appareils à la main.
Les Chromebooks sont plutôt arrivés prêts à être distribués dans les écoles. C’était une expérience sur mesure, adaptée aux délais, aux ressources et à la responsabilité du conseil envers ses élèves.
Le résultat :
Compugen a livré les 5 000 Chromebooks à temps pour la nouvelle année scolaire.
Le fait d’avoir effectué l’étiquetage, la configuration, l’inscription et la préparation avant la livraison a permis au conseil d’économiser des semaines de travail à son équipe TI. Le personnel a ainsi pu se consacrer au soutien aux écoles et à la gestion d’autres besoins technologiques pendant l’une des périodes les plus chargées de l’année.
Cette approche coordonnée a également aidé le conseil scolaire à remplacer les appareils vieillissants dans les délais prévus, à réduire la pression sur ses ressources internes et à simplifier la distribution dans plusieurs écoles.
Surtout, les élèves et le personnel enseignant disposaient d’une technologie fiable dès le début des cours. Le conseil a ainsi pu entamer l’année scolaire en mettant l’accent sur l’apprentissage plutôt que sur la préparation des appareils.
La suite :
La réussite du projet a mené à des discussions concernant un deuxième renouvellement qui pourrait porter sur environ 5 000 appareils supplémentaires.
Elle a également fourni au conseil scolaire une approche éprouvée pour ses futurs renouvellements technologiques. La configuration, l’inscription, la gestion des actifs TI, la préparation et les services de déploiement peuvent être planifiés dès le début du projet plutôt que pris en charge une fois le matériel arrivé.
Grâce à un soutien couvrant l’ensemble du cycle de vie des appareils, le conseil peut continuer à moderniser son environnement technologique tout en facilitant la planification et la réalisation de ses prochains renouvellements par son équipe TI.
La relation :
La réussite de la collaboration repose notamment sur la volonté de Compugen d’assumer la responsabilité de l’ensemble du projet.
Le conseil scolaire bénéficiait d’un seul véritable allié technologique pour coordonner les appareils, leur préparation technique et la logistique. Cette approche a réduit la complexité et donné aux responsables TI l’assurance que tout serait prêt et livré à temps.
Pour les équipes TI du secteur de l’éducation qui travaillent avec des ressources limitées et des délais fixes liés à l’année scolaire, ce soutien peut faire toute la différence entre l’achat d’une nouvelle technologie et la rendre disponible aux élèves au moment où ils en ont besoin.
La prochaine étape :
Vous planifiez le renouvellement à grande échelle de votre parc de Chromebook?
Consultez la liste de contrôle en 10 étapes de Compugen pour déterminer les travaux à effectuer, les risques à gérer et les délais à prévoir.
Votre projet de renouvellement prend déjà forme? Discutez avec un expert de Compugen pour savoir comment livrer des appareils prêts pour vos écoles, vos élèves et votre environnement TI. Vous pourrez ainsi réduire la charge de travail de votre équipe, gérer les risques liés au déploiement et ouvrir de nouvelles possibilités pour les élèves et le personnel enseignant.
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