LES DÉFIS
Le DSBN a eu un problème avec un nombre important de périphériques obsolètes et vétustes dans leurs écoles. De nombreux ordinateurs portables, ordinateurs de bureau et autres périphériques TI ont longtemps survécu à leur cycle de vie recommandé. Les notebooks les plus courants étaient achetés pour une utilisation en classe il y a 15 ans et ne devaient pas dépasser un cinq ans d’utilisation. Compte tenu de cette situation insoutenable, le DSBN a décidé que chaque enseignant du district commencerait l’année scolaire 2019-2020 avec un ordinateur portable flambant neuf.
La décision a été prise en Juin 2019, laissant à l’équipe la responsabilité du déploiement de 3000 nouveaux ordinateurs portables, un délai de moins de trois mois quasi impossible à respecter. L’équipe dirigée par Derek Galipeau, Gestionnaires des Services Techniques et du Support pour le DSBN et Giuseppe Ferrara, Gestionnaire de comptes corporatifs chez Compugen savait que faire cela en utilisant une méthode classique n’était pas une option. Dans les déploiements de nouveaux équipements, tout se passe souvent en séries, chaque périphérique passant d’une action à la suivante. Dans ce cas, les périphériques auraient d’abord reçu une image logicielle standard du DSBN, puis des composantes telles que les pilotes, les protocoles de gestion des identités et les applications seraient ajoutés séparément. Traditionnellement, ce processus les aurait conduits vers la fin de l’année civile, bien au-delà de leur échéance.
« Notre défi était que près de 3 000 périphériques devaient être déployés auprès des enseignants du district le premier jour de l’année scolaire, a déclaré Galipeau. À partir de juin, avec guère plus de huit semaines pour le faire, nous avons dû nous demander – comment allons-nous faire cela » ?
LA SOLUTION
Une réponse courte à la question de Galipeau pouvait être trouvée en deux mots – déploiement moderne. Plutôt que de suivre la méthode classique, de configurer et de télécharger complètement les logiciels sur les machines avant de les expédier, une approche de déploiement moderne utilise des plates-formes cloud pour effectuer automatiquement les installations nécessaires lorsqu’un membre du personnel allume son périphérique pour la première fois.
La première tâche a été de créer une seule image Windows 10 qui serait utilisée sur toutes les machines. L’image devait être aussi mince que possible, ils ont donc supprimé tous les inflagiciels et tout ce qui n’était absolument pas nécessaire pour créer ce que Ferrara appelle une « image maigre ». L’étape suivante consistait à déterminer quelle serait la plate-forme cloud de base qui servirait le mieux cette approche de déploiement moderne.
« Nous allions utiliser uniquement Azure Active Directory comme seule plate-forme pour les périphériques gérés, mais à la mi-août, nous avons décidé de choisir un modèle hybride et nous avons également inclus un client SCCM (System Center Configuration Manager) sur chacun d’eux. Nous avons également décidé qu’une bonne partie de la gestion des politiques se ferait via InTune de Microsoft, a déclaré Galipeau ». InTune gère les politiques, les profils et les applications après avoir fourni à l’individu un périphérique.
L’équipe a choisi Windows Autopilot de Microsoft comme élément clé de l’équation. L’Autopilot fonctionne conjointement avec InTune pour enregistrer le numéro de série de chaque périphérique dans le système et gérer l’actif. Cela signifie que non seulement tout est bien configuré pour l’utilisateur, le système lui-même est également configuré pour être suivi, surveillé et entretenu facilement par l’équipe des TI.
L’approche de déploiement moderne combinant Azure, InTune et Autopilot de Microsoft s’est avérée être la recette secrète qui a permis à l’équipe de répondre à ce qui semblait autrefois une mission impossible. Et les changements étaient évidents dès la livraison initiale. La méthodologie de déploiement moderne signifiait que plutôt que d’envoyer des périphériques au siège social du DSBN pour l’allocation, les essais et la distribution, l’équipe a pu envoyer des périphériques directement de Compugen aux écoles elles-mêmes, ce qui a permis de gagner du temps, des ressources et d’épargner des coûts.
LES RÉSULTATS
Grâce à ce processus innovant, les 3 000 enseignants du district avaient tous un ordinateur portable flambant neuf à leur arrivée à leur premier jour de travail. Il s’agit d’un indicateur de succès incroyable étant donné que Microsoft a reconnu le projet comme le plus grand déploiement moderne jamais réalisé au Canada ».
La nouvelle approche a permis non seulement de gagner du temps mais aussi de l’argent. Le coût habituel de déploiement d’un périphérique, en tenant compte de la logistique, du temps des gens, etc. se situe entre 70 $ et 80 $ par périphérique. Grâce à un déploiement moderne, l’équipe a pu réduire ce coût à environ 20 $.
Giuseppe Ferrara pense que ce qu’ils ont accompli aura un effet d’entraînement durable, bien au-delà de ce déploiement ponctuel.
« Grâce aux efforts combinés de nos trois organisations (DSBN, Compugen et HP), nous avons la capacité de collecter des informations en continu sur les périphériques et d’effectuer des analyses efficaces, a déclaré Ferrara. Au fil du temps, nous allons obtenir une image beaucoup plus claire du comportement des machines, des exigences de performances, des taux de défaillance et des moyens de mieux nous engager dans la maintenance préventive pour maintenir le personnel opérationnel ».
Cela signifie non seulement de meilleures performances et une meilleure maintenance pour la nouvelle flotte de périphériques du DSBN, mais également pour tout déploiement futur que l’équipe entreprendra.
LA CONCLUSION
Un effort d’équipe du DSBN, de Compugen, de Microsoft et HP a conduit à une approche innovante pour mettre de nouveaux ordinateurs portables configurés entre les mains de chaque enseignant du district de Niagara dans un laps de temps incroyablement court. Ces périphériques amélioreront leur vie professionnelle au quotidien ainsi que la qualité de l’enseignement pour chaque élève du district. Au-delà de cela, la nouvelle voie audacieuse aura des ramifications durables qui rendront sans aucun doute des déploiements futurs similaires encore plus rapides et plus rentables. L’équipe a tracé un parcours que d’autres suivront certainement dans les années à venir.
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