Une collaboration exploratrice pour votre main-d'oeuvre hybride

Nous avions l’habitude de travailler toutes et tous au bureau à temps plein, donc y retourner ne semble pas être un problème du tout. Nous le faisons depuis des années, voire des décennies, et nous le connaissons comme le revers de nos mains. C'est juste une question de recommencer la routine - assez simple. L’est-ce pourtant ?

Revoyons la condition de vie au bureau au moment où nous l'avons quittée. Les salles de réunion ont été conçues et construites pour accueillir les individus qui ont collaboré en personne. Il y a eu des occasions où un collègue ou un partenaire d’affaires était connecté depuis un autre bureau ou lors d’un jour de travail à domicile - mais la plupart des participants(es) étaient présents(es) dans la même pièce. La vidéoconférence était réservée aux réunions plus importantes ou aux premières sessions avec des personnes d'une autre province ou d'un autre pays.

Et pourquoi était-ce le cas ? Parce que la technologie est souvent devenue le centre de la réunion - plutôt que le contenu lui-même parce qu'il était tellement peu fiable. Les salles de conférence conçues avant 2020 ne considéraient souvent la technologie qu'après coup. Des téléphones conférence placés au centre de la table et un écran branché après la construction de la salle. Débit et points d'accès Wi-Fi, haut-parleurs, microphones, caméras et haut-parleurs - aucun ne faisait partie de la conception centrale. L'idée était que c'était bien d'avoir ces choses, mais elles n'étaient pas essentielles.

Permettez-moi de peindre un portrait. Une réunion est réservée pour une durée de trente minutes à 14 heures. Les participants dans la salle se réunissent à l'heure et discutent entre eux pendant que l'organisateur manipule la technologie. Au bout de 20 minutes, tout le monde était connecté à la même présentation, sur une seule ligne téléphonique et tout le monde pouvait s'entendre; juste à temps pour que quelqu'un rappelle au groupe qu'ils devaient partir dans 10 minutes parce que c'était tout le temps dont ils disposaient. Et c'était dans les entreprises et les salles de réunion qui avaient des équipements vidéo et audio. Beaucoup n'avaient rien dans la plupart des cas sinon dans tous leurs espaces de réunion, qui prendrait en charge la collaboration à distance.

Projetons-nous jusqu'à la fin de 2021 et l'ancienne façon de faire les choses ne conviendra tout simplement plus. Le bureau peut sembler familier, mais cette vision que nous voyons de loin est un mirage. Ce qui est étiqueté comme un « retour au bureau » est en fait le lancement du travail hybride. C'est un territoire inexploré, et nous aurons toutes et tous besoin d'une nouvelle feuille de route pour le parcourir.

Il y a beaucoup à dévoiler ici. Il existe de nombreux domaines potentiels de frustration qui n'ont jamais existé – ou étaient peut-être faciles à ignorer – avant l'ère du travail à distance et hybride. Il y a la question de la bande passante. Le réseau est-il capable de prendre en charge plusieurs connexions vidéo simultanément au sein et dans le bureau ? Le son est un autre facteur. Maintenant que les participants(es) à distance feront partie de chaque réunion, nous devrons accorder une attention toute particulière à ce qu'ils peuvent entendre ; sans indices non verbaux de contexte (dans nos réunions sans vidéo), pouvoir entendre chaque voix est essentiel. Et avec les appels vidéo qui se déroulent dans tous les coins du bureau, comment celles et ceux qui essaient de travailler tranquillement se concentreront-ils ? La bonne nouvelle est que même si nous travaillons toutes et tous à domicile, d'autres travaillent sur des réponses à ces problèmes.

Idéalement, lors d'une réunion collaborative, ou même lors d'une présentation en tête-à-tête, vous voulez que tout le monde voie et entende le même contenu et ait une chance égale de communiquer et de contribuer. Vous voulez également vous assurer qu'il y a suffisamment de temps pour présenter le matériel sans être embourbé par la question technique « Est-ce que tout fonctionne ? » Plus c'est simple, mieux ce sera pour toutes les personnes impliquées.

Heureusement, il existe maintenant des solutions qui n'existaient pas il y a deux ans, qui peuvent rendre l'ensemble du processus infaillible. La première étape consiste à choisir une plateforme de collaboration - qui peut être Teams, Webex ou Zoom - cela vous donnera les bases pour connecter tout le monde. Il y a de fortes chances que vous en ayez choisi une et qu'elle fonctionne bien. Sinon, nous vous recommandons de commencer ici et de faire vraiment un choix judicieux qui vous donne les outils dont vous avez besoin. Vous êtes maintenant prêt(e) à la prolonger à la salle de conférence et à toutes les autres salles de réunion de l’édifice. Pour ce faire, l'étape suivante consiste à ajouter l’équipement et les logiciels de support qui vous permettront d'organiser ces réunions sans accroc. Les périphériques qui augmentent l'audio (pour les haut-parleurs et les auditeurs), activent ou améliorent la vidéo et les points d'accès sans fil qui améliorent la bande passante, contribueront grandement à rendre l'expérience utilisateur cohérente.

Alors que vous évaluez vos options, essayez de vous assurer que vos choix d’équipement s'intègrent bien avec vos outils de collaboration et de communication existants. Idéalement, vous voulez de l’équipement qui accentue l'expérience, au lieu de vous battre avec votre plateforme – éventuellement en perdant ou en diminuant certaines fonctionnalités importantes. Les meilleures solutions sont indépendantes de la plateforme, ce qui leur permet de s'associer de manière transparente à n'importe quelle plateforme, tandis que certaines fonctionnent mieux seulement lorsqu'elles sont associées à une plateforme particulière.

La modularité est un autre élément à considérer lorsque vous construisez votre environnement. L’équipement modulaire ajoute une couche de personnalisation et offre la possibilité de construire au fur et à mesure de votre croissance, ainsi que d'adapter votre solution pour répondre à vos besoins uniques.

L'une des solutions qui nous a impressionnés est le HP Elite Slice G2. Un PC compact et modulaire, il agit comme un appareil Centre de Salle qui permet ces réunions hybrides - sans souci. En fonction de votre plateforme existante, l'Elite Slice G2 peut être préconfiguré pour s'intégrer à votre déploiement Teams ou Zoom existant ou personnalisé avec des modules de prise en charge basés sur les fonctionnalités que vous appréciez le plus. Si vous avez déjà des salles Teams, des salles Zoom ou d'autres équipements audiovisuels tiers dans votre espace de réunion, vous pouvez même configurer le G2 pour relier ces accessoires à votre plateforme de collaboration numérique.

Je suis sûr qu'il y aura d'autres facteurs qui apparaîtront à mesure que les individus commenceront à retourner au bureau et tenteront de travailler comme ils l'ont fait avec celles et ceux qui choisissent de rester à distance. Nous trouverons des solutions à ces problèmes au fur et à mesure, mais pour l'instant, nous devons prendre ces premières mesures pour nous assurer que le retour mondial au bureau ne laisse personne en rade.

Contactez-nous si vous souhaitez découvrir comment moderniser la collaboration de votre personnel à l'intérieur et à l'extérieur du bureau.