Même si de nombreux flux de travail sont passés au numérique, certains s’appuient encore largement sur des processus papier. En fait, 70 % des organisations restent dépendantes de l’imprimé, selon une étude de Quocirca.
Mais les flux d’impression modernes ne sont pas des procédures autonomes. Ils doivent s'intégrer étroitement à vos processus numériques et à votre infrastructure informatique pour garantir des opérations transparentes. Des systèmes d'impression mal gérés augmentent les coûts et entraînent des problèmes de sécurité et de conformité réglementaire.
En tant que tel, des processus d’impression bien gérés doivent faire partie intégrante de votre stratégie de transformation numérique. Cependant, la plupart des entreprises ne disposent pas des ressources ou de l’expertise dédiées pour se concentrer sur leur infrastructure d’impression. La bonne nouvelle est que vous n’êtes pas obligé de faire cavalier seul.
Les fournisseurs de services d'impression gérés (MPS - Managed Print Services) aident les organisations à moderniser leurs processus d'impression pour accroître la rentabilité, réduire les déchets, prendre en charge le travail hybride et garantir la conformité et la sécurité. Examinons ce qu'implique MPS, ses avantages et comment choisir le bon partenaire pour garantir une mise en œuvre réussie.
Que sont les services d’impression gérés ?
MPS propose des solutions complètes pour gérer et optimiser l’infrastructure d’impression et la production de documents d’une organisation. Les fournisseurs MPS aident les entreprises à évaluer leurs processus d'impression, à créer et à mettre en œuvre une stratégie d'impression personnalisée, à fournir des équipements, à automatiser le réapprovisionnement des consommables, à garantir la sécurité de l'impression et à gérer les coûts d'impression.
Une approche globale de la gestion de l’impression comprend quatre éléments essentiels :
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Services : offrez des conseils pour augmenter l'efficacité opérationnelle, réduire les coûts et créer une stratégie d'impression pour soutenir vos objectifs commerciaux. Les services de consultation peuvent vous aider à optimiser votre environnement d'impression, à améliorer la sécurité de l'impression, à tirer parti de la veille économique, et bien plus encore.
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Logiciel : utilisez des solutions cloud pour vous aider à gérer, sécuriser et optimiser une flotte hybride afin de prendre en charge le travail à distance et les équipes distribuées. Le composant logiciel contribue à améliorer la productivité et à réduire les coûts en améliorant l'efficacité des employés et de l'informatique.
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Matériel : donnez accès à l'équipement (par exemple, des scanners et des imprimantes) pour soutenir votre stratégie d'impression. Votre fournisseur peut proposer une gamme d'appareils gérés ou gérer votre environnement actuel avec votre équipement existant.
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Consommables : automatisez le réapprovisionnement en consommables pour maintenir tous vos processus d'impression en haleine et minimiser les temps d'arrêt. Certains fournisseurs MPS, comme HP, gèrent également le retour et le recyclage pour vous aider à réduire votre charge administrative et votre impact environnemental.
Les avantages des services d'impression gérés
MPS connecte les processus numériques et papier, garantissant un échange d'informations transparent et sécurisé entre les équipes, les tâches et les lieux de travail afin de favoriser la collaboration et l'innovation. Voici comment un MPS robuste basé sur le cloud vous permet de stimuler la croissance de votre entreprise, d'augmenter la productivité et de réduire les risques.
Améliorer le travail hybride
MPS fournit aux travailleurs distants et aux équipes distribuées les bons outils, soutenus par une livraison automatique et juste à temps des fournitures pour éliminer les frictions des flux de travail quotidiens. Les services permettent aux employés de se concentrer sur leur travail au lieu de gérer les équipements et les processus d'impression sans augmenter la charge informatique.
Numériser les flux de travail d'entreprise
Votre fournisseur MPS automatise les processus liés à l'impression afin d'éliminer les processus manuels, chronophages et sujets aux erreurs pour les utilisateurs finaux et le personnel informatique. Une solution sécurisée et flexible comme HP MPS permet aux équipes d'évoluer rapidement et de créer de la valeur, où qu'elles se trouvent.
Supporter l'intégration cloud
Une solution MPS hautement configurable vous permet d'intégrer les processus d'impression de manière transparente à votre infrastructure cloud. Par exemple, vous pouvez automatiser les tâches d'administration de routine via des services de gestion à distance et des logiciels de workflow, faire évoluer des processus personnalisés dans toute l'organisation et mettre en œuvre de nouvelles règles en temps réel pour prendre en charge la gouvernance à l'échelle de l'entreprise.
Réduire les coûts d'impression
MPS vous permet de mieux contrôler vos coûts d'impression en suivant les activités d'impression, en identifiant les inefficacités et en mettant en œuvre des mesures ciblées de réduction des coûts, telles que l'activation de l'impression recto verso ou l'acheminement des tâches vers des appareils plus rentables pour chaque tâche.
Répartir les charges de travail d'impression
Certaines imprimantes sont « surchargées », ce qui entraîne de longues files d'attente et une usure excessive qui nécessitent un entretien supplémentaire ou un remplacement précoce. Pendant ce temps, d’autres restent les bras croisés. Votre fournisseur MPS peut configurer votre système pour acheminer les tâches d'impression de manière intelligente, en répartissant les charges de travail uniformément entre les imprimantes afin de minimiser les retards et d'optimiser l'utilisation des ressources.
Capturer et sécuriser les données
Le document moyen passe neuf fois de l’analogique au numérique au cours de son cycle de vie, ce qui augmente les risques en matière de sécurité des données et de conformité. Certaines solutions MPS, telles que celles proposées par HP, permettent aux utilisateurs de numériser et de numériser des documents dès le début du processus avec une infrastructure d'imagerie et d'impression en périphérie pour minimiser la perte de documents ou le vol de données.
Renforcer la cyber-résilience
Une solution MPS robuste vous permet de mettre en œuvre des principes de confiance zéro pour améliorer la sécurité de l'impression et prendre en charge une approche à plusieurs niveaux pour défendre votre réseau. Par exemple, vous pouvez tirer parti des technologies de contrôle d'accès et d'authentification pour garantir que seul le personnel autorisé peut publier un document sensible à partir d'une imprimante.
Faire progresser les objectifs de durabilité
Un partenaire MPS peut vous aider à mettre en œuvre une surveillance et une surveillance pour optimiser l'utilisation de l'impression, réduire les déchets et mesurer les progrès vers la réduction de votre empreinte environnementale. De plus, le MPS de HP gère la gestion du recyclage des fournitures et fournit des données sur l'impact carbone pour les rapports ESG (environnementaux, sociaux et de gouvernance).
Permettre une amélioration continue
Votre fournisseur MPS surveille votre infrastructure d'impression et exploite les informations basées sur les données pour recommander des améliorations ciblées. Il propose également des conseils et une expertise pour vous aider à réduire davantage les coûts, à améliorer l'efficacité et à renforcer la sécurité grâce aux dernières technologies et aux meilleures pratiques.
Comment choisir le bon partenaire MPS
Un partenariat avec le bon fournisseur MPS vous aidera à tirer le meilleur parti de votre investissement. Voici ce que vous devriez considérer lors de l’évaluation de vos options :
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Une expertise et une expérience approfondies dans votre secteur.
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Des solutions d'impression complètes pour répondre aux besoins de votre entreprise.
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Accès au matériel et aux logiciels les plus récents pour répondre à vos besoins.
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Une technologie qui s'intègre à votre infrastructure existante.
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Accompagnement de vos initiatives de développement durable et reporting ESG.
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Fonctionnalités de sécurité d'impression telles que l'authentification des utilisateurs, la libération sécurisée, le contrôle d'accès, etc.
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Un tableau de bord centralisé pour gérer plusieurs sites ou équipes distribuées.
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Configuration personnalisée pour prendre en charge les politiques d’impression et de données de votre organisation.
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Un engagement à fournir un support client réactif et de haute qualité.
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Une solution flexible et évolutive pour pérenniser votre infrastructure d'impression.
Soutenez votre parcours de transformation numérique avec HP MPS
37 % des organisations conviennent que les MPS sont très importants pour la transformation numérique. Parallèlement, 65 % des travailleurs du savoir déclarent que l'automatisation et l'optimisation de la collaboration, du routage et des approbations les aident à gagner du temps, à augmenter leur productivité et à réduire les erreurs.
Mais à qui devriez-vous faire confiance pour fournir votre solution MPS et mettre en œuvre le matériel et les logiciels nécessaires à la prise en charge de vos processus métier ?
HP adopte une approche globale pour gérer les derniers outils, technologies, infrastructures et processus d'impression et d'imagerie. Ses solutions de bout en bout aident les organisations à améliorer leur productivité, à simplifier la gestion et à réduire les coûts tout en favorisant un environnement convivial.
[ Source ]
Choisir la bonne technologie n’est que la première étape. Vous devez également disposer d'un partenaire de mise en œuvre qui prend le temps de comprendre les besoins de votre entreprise, de concevoir une stratégie qui correspond à vos objectifs et d'être présent à chaque étape du processus pour garantir un succès continu.
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Chez Compugen, nous nous engageons à fournir un soutien fiable et des services exceptionnels à nos clients. En tant qu'allié technologique, nous proposons des solutions innovantes qui inspirent le changement et des services qui favorisent la sécurité et la résilience pour vous aider à réaliser votre vision.
Nous travaillons en partenariat avec HP en raison de notre alignement en matière de stratégie, de culture et d'engagement envers la réussite des clients. Nous aidons nos clients à mettre en œuvre et à maintenir les solutions HP MPS grâce à une communication et une collaboration transparentes avec le fournisseur de technologie de confiance pour réaliser votre feuille de route informatique et réaliser de nouvelles possibilités.
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