Le rôle de l'impression dans l'espace de travail moderne

Comment moderniser votre parc d'imprimantes pour répondre aux besoins de travail hybride 

La façon dont nous percevons le travail et le bureau subit une transformation collective – accélérée, bien sûr, par la pandémie. Et même si nous ne sommes plus strictement confinés à la maison, l’avenir est tout sauf simple. Les entreprises et les dirigeants comprennent de plus en plus qu’un environnement de travail hybride est différent, même pour différentes personnes au sein d’une même entreprise. Au lieu de cela, la conception d’un espace de travail moderne ressemble à un environnement de travail qui aide vos collaborateurs, où qu’ils soient et de la manière dont ils sont capables de faire de leur mieux.

Les racines de cette transformation remontent aux années 2000, lorsque les technologies mobiles telles que les ordinateurs portables et les téléphones permettaient aux travailleurs de se déplacer avec plus de liberté et de flexibilité. La technologie et les outils numériques nous ont permis de collaborer plus efficacement et de faire preuve de résilience tout au long du passage au travail à distance provoqué par la pandémie. Et même si, tout au long de ces changements, l’impression n’était pas une priorité stratégique pour la plupart des entreprises, cela ne signifie pas que nous avons abandonné l’impression.  

Le rôle de l’impression dans votre entreprise perdure pour plusieurs raisons. Print fournit une documentation papier qui peut être nécessaire à la conformité ou aux accords commerciaux formels. L’impression encourage également des analyses plus approfondies en donnant aux équipes la possibilité de lire, annoter et partager facilement des documents physiques. Le fait est que la page imprimée offre une longévité et un lien émotionnel qui ne peuvent être remplacés par un écran – les mêmes raisons pour lesquelles les livres imprimés sont toujours préférés aux livres électroniques à travers le monde.

Les documents imprimés peuvent susciter des conversations grâce au partage et constituent une plateforme utile pour inspirer la créativité grâce au brainstorming. Rien qu'aux États-Unis, 48 % des travailleurs à distance possèdent une imprimante personnelle et l'utilisent pour leur travail. Au sein de ce groupe, 42 % ont déclaré que c'était parce que le travail l'exigeait, tandis que 38 % ont déclaré qu'il leur était plus facile de prendre des notes sur des imprimés.

À l’avenir, l’imprimé et le numérique seront complémentaires de par leur conception, ce qui signifie que la transformation de l’impression doit être envisagée parallèlement à votre transformation numérique. Ainsi, alors que les organisations de tous types réfléchissent à leurs espaces de travail modernes, elles examinent désormais de plus près leur parc d’imprimantes vieillissant et surdimensionné et nous demandent : à quoi ressemble la nouvelle feuille de route technologique pour l’impression ?

Déterminer la nouvelle feuille de route technologique post-Covid pour l'impression 

De nombreuses entreprises ont répondu à leurs plus grandes priorités informatiques pendant la pandémie et, maintenant qu’elles recommencent à évaluer leurs bureaux, elles constatent que leurs parcs d’imprimantes sont trop volumineux et dotés d’une technologie ancienne et obsolète. Pour certains, ces appareils ont été ignorés ou inutilisés pendant la pandémie et rencontrent des problèmes de service ou ne fonctionnent tout simplement pas. Pour d’autres, ils tentent de réduire la taille de leur espace de bureau et, par conséquent, de réduire le nombre d’imprimantes qu’ils possèdent, qui occupent également beaucoup d’espace.

Tout comme pour déterminer une stratégie de travail hybride, il n’existe pas d’approche unique en matière d’impression moderne. Chez Compugen, nous envisageons l'impression sous l'angle de l'informatique. Nous pensons que la conversation devrait commencer par la question suivante : comment utilisez-vous l’impression ? Quels sont vos points faibles ? Comment pouvons-nous résoudre ces problèmes et comment pouvons-nous vous aider à imprimer moins ?  

Par exemple, nous avons récemment travaillé avec une commission scolaire dont la population parle une multitude de langues différentes. Pendant la pandémie, lorsqu’un élève ou un enseignant se déclarait malade du COVID, il renvoyait les élèves chez eux avec une lettre de notification imprimée. Cette lettre serait rédigée en anglais, avec une note dans plus de 20 langues demandant à l'aidant des élèves de l'apporter à un voisin qui parlait anglais afin qu'il puisse l'aider à traduire.

Compugen recherchait une solution de traduction logicielle que nous proposons désormais aux conseils scolaires : les écoles peuvent désormais se connecter à un portail Web où elles peuvent télécharger leurs lettres et les traduire en un courrier électronique qu'elles peuvent ensuite envoyer dans plus de 200 langues.

Et lorsque nous avons aidé le cabinet d'avocats montréalais De Grandpré Chait à moderniser son parc d'imprimantes, une partie de la solution consistait à garantir que leurs nouveaux appareils offraient des capacités de reconnaissance optique de caractères (OCR), une fonctionnalité qui automatise l'extraction des données d'un document numérisé et les convertit en documents modifiables et texte consultable. Cela les a aidés à automatiser le traitement des documents, à réduire la saisie manuelle des données, à accélérer leur travail et à améliorer la précision.

C’est ainsi que nous regardons l’impression moderne. Bien que l’impression soit nécessaire dans certains cas et préférable dans d’autres, il existe de nombreuses possibilités de concevoir une solution beaucoup plus efficace, simple et élégante intégrant la numérisation et l’automatisation. Il s’agit de considérer l’ensemble de l’écosystème et d’évaluer le meilleur outil pour le travail.

Déterminer votre feuille de route technologique pour l'impression future signifie évaluer votre environnement actuel et la façon dont vous imprimez actuellement, puis rechercher des moyens innovants pour numériser, imprimer moins, imprimer plus efficacement et de manière plus sécurisée, tout en fournissant un soutien complet à tous vos employés. Cela se traduit également, et surtout, par une réduction des coûts d’impression.

Numériser pour soutenir les travailleurs à distance  

L’automatisation et la numérisation croissantes soutiennent également davantage les employés distants. Et même si une grande partie de ce qui était auparavant accompli par l'impression a été mise en ligne pendant la Covid, le processus de conception d'un environnement de travail hybride nécessite d'évaluer formellement la meilleure façon de moderniser l'infrastructure d'impression pour stimuler la transformation et améliorer la collaboration, la productivité et les résultats commerciaux.

Par exemple, vous pouvez commencer par identifier vos principaux utilisateurs d'impression, quel que soit leur emplacement, ainsi que les tâches pour lesquelles l'impression reste nécessaire. Comment pouvez-vous prendre en compte les processus qui dépendent encore de l'impression et garantir que les travailleurs à distance sont pris en charge pour les exécuter ? Existe-t-il une opportunité de les numériser d’une manière ou d’une autre ?

Quel que soit l’endroit où travaillent vos employés, vous devez offrir une expérience d’impression et de numérisation fluide. Il est important de permettre aux employés de simplifier au maximum l’installation de leurs imprimantes de bureau n’importe où, de recevoir un réapprovisionnement en fournitures et d’imprimer en déplacement. Rien de moins pourrait nuire à la productivité et à la collaboration. Votre environnement d'impression doit être prêt pour le cloud pour évoluer avec d'autres technologies. Cela signifie également que les équipes informatiques doivent être en mesure de gérer les imprimantes de votre organisation à partir d’une plateforme centrale pour plus de visibilité et d’assistance.

Cela signifie généralement mettre en œuvre un logiciel basé sur le cloud pour surveiller et gérer à distance l'ensemble de votre parc d'imprimantes, du bureau ou de l'école à la maison. Ce type de solution permet :

• Collecte de données à partir de périphériques d'impression

• Surveillance des niveaux de consommables et notifications de niveaux bas

• Intégration des données API avec des systèmes tels que les CRM, les bases de données externes et les systèmes de services et de billetterie

• Surveillance à distance de votre parc d'imprimantes au sens large, quel que soit la marque ou le modèle

Aborder la sécurité des impressions critiques, du bureau à la maison 

Nous vivons à l’ère ultime de la connectivité, ce qui apporte bien sûr d’énormes avantages, qu’il s’agisse de dynamiser notre nouveau travail hybride ou de démocratiser la connaissance et l’apprentissage. Mais cela signifie également que nous vivons à l’ère ultime de la vulnérabilité. Et lorsqu’il s’agit de sécurité réseau, les imprimantes sont sournoisement l’un des points finaux les plus vulnérables.

Lorsqu’une imprimante est piratée, elle peut ouvrir les portes du réseau, que ce soit dans une école, un bureau ou au domicile d’un employé, ce qui vous rend, ainsi que l’ensemble de votre organisation, vulnérables. D’autant plus qu’à la suite de la pandémie et de la menace de récession mondiale, le piratage a augmenté de 600 %. Comme le rapporte Fortinet, la cybercriminalité est l’une des industries illégales, sinon la plus rentable, au monde.

Avec les imprimantes, il y a quelques problèmes de sécurité clés à prendre en compte :

• Matériel d'impression vieillissant : comme nous l'avons mentionné, de nombreuses entreprises retournent dans des bureaux remplis de périphériques d'impression vieillissants. Si une imprimante a dépassé sa fin de vie de 10 ans, il n’y a plus de micrologiciel à mettre à jour, ce qui la rend extrêmement vulnérable.

• Bande passante informatique : avec tous les autres changements et priorités liés au soutien d’une organisation numérique, les équipes informatiques surchargées n’ont souvent tout simplement pas la bande passante nécessaire pour mettre à jour le micrologiciel, même sur du matériel d’impression plus récent. Les imprimantes, souvent négligées dans les évaluations de sécurité, disposent de plus de 260 ports ouverts et peuvent être ciblées par les cybercriminels pour obtenir un accès non autorisé à des données sensibles.

• Manque de surveillance et problèmes de conformité avec les imprimantes domestiques : de nombreuses organisations doivent adhérer à des réglementations strictes en matière de protection des données ou à d'autres types de réglementations qui restreignent le type d'informations pouvant être imprimées en dehors du bureau. Pourtant, au Royaume-Uni, par exemple, 66 % des travailleurs à distance ont déclaré avoir imprimé des documents de travail à domicile, ce qui pourrait les mettre en infraction avec des réglementations européennes cruciales.

La reconnaissance de l’importance de la sécurité de l’impression dans le cadre d’une stratégie de cybersécurité à plusieurs niveaux fait partie intégrante de la nouvelle feuille de route pour l’impression. L'impression sécurisée, le cryptage des données et l'authentification des utilisateurs sont désormais des fonctionnalités essentielles.

Agilité des services

Avec Compugen et HP comme alliés, vous bénéficierez de services professionnels, de matériel, de logiciels et de fournitures, tous conçus pour vous aider à réduire les coûts et à augmenter la productivité. Nous gagnons votre confiance en écoutant, en construisant et en soutenant votre parcours technologique. Cela signifie que nous commençons simplement par nous demander où pouvons-nous aider, et nous gardons un esprit agnostique et ouvert sur ce à quoi cela ressemble. Et nous mettrons à votre service toute notre flotte de capacités techniques et de services. Avec un gestionnaire de comptes dédié, plus de 450 techniciens, tous certifiés pour entretenir HP, ainsi qu'un total de 15 000 certifications techniques, 37 emplacements de service Compugen et 77 sous-traitants de service d'un océan à l'autre, nous sommes là où vous êtes : 93 % des Canadiens. la population se trouve à moins d’une heure de route d’un point de prestation de services Compugen.

Si vous vous trouvez dans une situation où votre organisation possède désormais trop d'imprimantes (et trop d'imprimantes vieillissantes qui nuisent désormais à la productivité et constituent un risque pour la sécurité), il n'y a jamais eu de meilleure opportunité de rationaliser et de réduire votre parc, tout en repensant l'ensemble de votre écosystème d'impression pour prendre en charge votre nouvel environnement hybride.

Pour en savoir plus sur la façon de moderniser votre infrastructure d'impression et à quoi ressemble la nouvelle feuille de route technologique dans notre monde post-Covid, téléchargez notre Guide de l'impression moderne pour les travailleurs à distance : Meilleures pratiques en matière de services d'impression pour vos employés hybrides pour découvrir ce qui est possible.