L’un des plus importants fournisseurs de logements sociaux au Canada avait besoin d’une meilleure façon de gérer ses actifs matériels dans un environnement complexe et distribué soutenant plus de 100 000 locataires.
Avec Compugen, l’organisation a implanté ServiceNow Hardware Asset Management et établi un système centralisé de gestion pour près de 4 000 actifs. Résultat : une visibilité accrue, un meilleur contrôle et des décisions plus éclairées en matière de cycle de vie, de budgétisation et d’audit.
Le défi
Gérer les actifs matériels à travers un vaste environnement distribué devenait de plus en plus difficile.
Le suivi reposait sur une combinaison de feuilles de calcul, de processus manuels et d’outils limités intégrés à un environnement ITSM existant. Certains éléments fonctionnaient bien, mais l’ensemble manquait de cohérence. À mesure que l’environnement évoluait, les écarts se multipliaient. Les données n’étaient pas toujours alignées. La visibilité variait d’une équipe à l’autre. La confiance envers l’inventaire réel diminuait graduellement.
Même les questions de base demandaient du temps. Où se trouvaient les appareils ? À qui étaient-ils attribués ? Dans quel état étaient-ils ? Obtenir ces réponses nécessitait souvent des recherches manuelles. Les rapports manquaient de constance et les cycles de planification reposaient sur des informations parfois désuètes.
Cette situation entraînait des répercussions concrètes. La budgétisation comportait davantage d’incertitude. Les cycles de renouvellement étaient plus difficiles à gérer. La préparation des audits demandait un effort manuel important. Rien n’était complètement dysfonctionnel, mais l’environnement n’offrait pas le niveau de contrôle attendu.
L’opportunité
L’organisation utilisait déjà ServiceNow. L’opportunité consistait à exploiter davantage la plateforme.
Les attentes augmentaient en matière de gouvernance, de responsabilité et de reddition de comptes. La visibilité des actifs n’était plus seulement un enjeu opérationnel. Elle jouait désormais un rôle direct dans la planification, le contrôle des coûts et la préparation aux audits.
Maintenir les processus existants aurait simplement prolongé les mêmes défis : plus d’efforts manuels, plus d’incertitude et davantage de risques à long terme.
La voie à suivre était claire : bâtir sur la plateforme existante et mettre en place une approche plus structurée et évolutive pour gérer les actifs tout au long de leur cycle de vie.
La solution
Compugen a implanté ServiceNow Hardware Asset Management directement dans l’environnement ITSM existant.
L’objectif était simple : créer une approche uniforme et structurée pour gérer les actifs matériels, de l’approvisionnement jusqu’au retrait.
Cela comprenait la mise en place de flux de travail structurés pour la gestion des inventaires et des entrepôts, une gouvernance basée sur les rôles, des processus de retour et de réparation ainsi que des pratiques formelles de disposition des équipements. Les capacités de production de rapports ont été intégrées dès le départ, avec des tableaux de bord permettant de visualiser en temps réel l’emplacement, le statut, l’âge et l’utilisation des actifs.
Tout aussi important, la solution s’intégrait naturellement aux façons de faire déjà en place dans l’organisation. Elle ne nécessitait pas de repartir à zéro. Elle bonifiait l’environnement existant, ce qui a facilité l’adoption et favorisé une utilisation durable.
Les résultats
L’organisation bénéficie maintenant d’une vue claire et fiable de ses actifs matériels.
Les appareils peuvent être suivis en temps réel. Leur emplacement, leur utilisation et leur position dans le cycle de vie ne sont plus des inconnues. L’information est accessible et centralisée.
Pour l’équipe TI, le changement est concret. Moins de temps est consacré à rechercher de l’information ou à réconcilier des feuilles de calcul. Plus de temps peut être investi à travailler à partir de données fiables et à jour dans un système qui soutient réellement les opérations.
Cette visibilité améliore aussi la prise de décision. Les cycles de renouvellement peuvent être planifiés avec davantage de confiance. Les achats sont mieux alignés sur les besoins réels. La préparation aux audits n’est plus une opération de dernière minute, mais un processus soutenu par un système de gestion clair et structuré.
L’organisation dispose maintenant du contrôle nécessaire pour planifier de façon proactive, mieux gouverner ses actifs et prendre des décisions avec plus d’assurance.
La suite
Avec cette fondation en place, l’organisation peut maintenant tirer encore plus de valeur de son environnement.
Il existe des possibilités d’élargir les capacités, d’affiner les rapports et de continuer à renforcer la gouvernance à mesure que les besoins évoluent. Ce qui a été mis en place ne représente pas une amélioration ponctuelle, mais une plateforme évolutive sur laquelle l’organisation peut continuer de bâtir.
La relation
Ce projet renforce également la relation avec Compugen. En s’alignant étroitement aux réalités de l’environnement et en livrant une solution adaptée, Compugen a consolidé son rôle de véritable allié technologique pour l’amélioration continue, et non simplement comme équipe de projet ponctuelle.
Si vous gérez des actifs à travers plusieurs sites et que vos processus demeurent fragmentés, vous faites probablement face aux mêmes défis.
Il existe une façon plus structurée et plus fiable d’aborder la gestion des actifs.
Communiquez avec Compugen pour découvrir comment une approche soutenue par des systèmes bien définis peut apporter plus de clarté, réduire les risques et soutenir de meilleures décisions à travers votre environnement TI.
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